Planilhas para gerenciar transportadoras são completas? 5 pontos que mostram o contrário
SISTEMA TMS
10/28/20173 min ler
Utilizar a tecnologia para gerenciar a transportadora de forma eficiente é fundamental. Mas uma vez que a opção escolhida são as planilhas, é preciso ter atenção. Afinal, será que esse sistema realmente contém o que o negócio precisa para o controle total das informações?
Veja a seguir 5 pontos que mostram que as planilhas para gestão da transportadora não são completas como você imagina.
1. Planilhas para transportadora: processos manuais e complexos
A inclusão das informações sobre a transportadora, seja uma planilha de controle de frete, de manutenção, ou de controle financeiro, por exemplo, é feita de forma manual pelos funcionários da transportadora. E o processo, além de complexo por conta da usabilidade (incluindo uma série de fórmulas), é sujeito a muitas falhas.
Dentre os problemas, está a falta de dados na planilha (especialmente se não existe um colaborador que que tenha apenas essa função na empresa). Ou seja, o sistema se torna incompleto e ineficaz para uma boa gestão.
2. Risco de informações incorretas e desatualizadas
Assim como a falta das informações, o preenchimento incorreto da planilha de transportadora é um ponto negativo e comum nas empresas que utilizam a plataforma. Afinal, os processos manuais podem incluir erros de digitação, de cálculo de frete, faturamento, etc.
Mas além dos dados errados que podem prejudicar a produtividade e o andamento das operações, o uso de planilhas dificulta o acompanhamento do sistema pelos departamentos. Em planilhas para transportadora que são atualizadas em cada computador e, depois, compartilhadas por e-mail, o risco de falhas é enorme. Contudo, mesmo as planilhas on-line podem gerar problemas, no caso de erros no compartilhamento da plataforma ou de acessos simultâneos.
3. Gestão de transportadora sem integração dos dados
Imagine que em uma grande transportadora precise de uma planilha para cada um dos setores: financeiro, operacional, fiscal, fatura, entre outros. E, uma vez que as atividades dos departamentos estão conectadas, esses dados também deveriam estar. Porém, não é o que acontece em uma planilha.
Ao optar pelas planilhas para gerenciar a transportadora, o sistema não permite que as informações de todos os setores sejam integradas. Ou seja, se um veículo da frota precisou passar por manutenção e isso gerou um custo extra para a empresa, os responsáveis pelo departamento financeiro não ficam sabendo automaticamente.
E, a falta de integração entre esses dados, além de impossibilitar a gestão completa do negócio, prejudica o rendimento da equipe.
4. Confiabilidade e segurança comprometidas na planilha para transportadora
Confiar as informações a um sistema de planilhas é um sério risco. Além da possibilidade de apresentar falhas (seja por conta da tecnologia ou por erros humanos), os dados da plataforma podem se perder ou a mesma pode até ser invadida.
Outro motivo que torna as planilhas para gerenciar transportadora incompletas é o fato de que não há um suporte para as mesmas. Caso sua empresa tenha problemas, não há para quem recorrer para encontrar uma solução especializada e personalizada para seu caso.
Falta de relatórios completos na planilha de gestão de transporte
De nada adianta ter os dados em uma plataforma se não é possível analisá-los para aprimorar a gestão do negócio. E esse é mais um dos motivos por que as planilhas para gerenciar transportadoras não são completas.
Para ter uma gestão eficaz, é preciso ter relatórios sempre à mão, com dados do desempenho e estado da frota, finanças, entregas e muitos outros aspectos. Com base na relação dessas informações é possível gerenciar a empresa com uma precisão muito maior, detectando onde estão os erros e acertos e, assim, transformando a transportadora num negócio ainda mais promissor.
Embora as planilhas para transportadora não sejam completas, a boa notícia é que, hoje, já há softwares de gestão com todas as funcionalidades necessárias para total controle desse empreendimento. Na Mantran você encontra o sistema de gerenciamento de transporte com o melhor custo-benefício. Fale com nossos especialistas e otimize a gestão da sua transportadora agora mesmo.
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